Hiện nay, với việc các tòa nhà chung cư mọc lên nhanh và quy mô xây dựng ngày càng lớn. Đây là các mảnh đất tiềm năng để các trung tâm thương mại hình thành và phát triển. Vì vậy, khi đi vào hoạt động, các trung tâm thương mại thường cần một ban quản lý trung tâm để duy trì hoạt động ổn định và phát triển tốt hơn. Bài viết sau sẽ giúp các bạn tìm hiểu rõ hơn về Ban quản lý trung tâm thương mại là gì? Chức năng và nhiệm vụ như thế nào…?
1. Ban quản lý trung tâm thương mại là gì?
Ban quản lý vận hành trung tâm thương mại là đơn vị quản lý, vận hành trung tâm thương mại, đảm bảo các hoạt động diễn ra trơn tru. Tuy nhiên, để có thể hoạt động, đơn vị này cần ký kết bản hợp đồng với chủ đầu tư dự án. Ngoài ra, các văn bản hoạt động của ban quản lý trung tâm thương mại phải được công khai trên cổng thông tin chính thức của Bộ xây dựng.
Ban vận hành trung tâm thương mại là đơn vị quản lý các hoạt động của tòa nhà này
2. Ban quản lý trung tâm thương mại chịu trách nhiệm cho các công việc gì?
Ban quản lý toà nhà trung tâm thương mại là một bộ phận có vị trí quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của cơ sở này. Đội ngũ nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
2.1 Quản lý vận hành
Quản lý vận hành là công việc quản lý các hoạt động thường ngày tại trung tâm thương mại như:
- Điều hành và quản lý hệ thống các trang thiết bị kỹ thuật như điện, điều hòa, thang máy, chiếu sáng, thiết bị âm thanh…
- Phân tích và đề xuất các giải pháp hoạt động phù hợp với quy mô tổ chức.
- Tư vấn, hỗ trợ xây dựng một số phương án kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng mặt bằng
- Tiếp nhận và giải quyết một số sự cố xảy ra nếu thuộc thẩm quyền quản lý. Với những trường hợp ngoài lề, ban quản lý cần nhanh chóng tiếp nhận và đưa tới bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
Quản lý và vận hành
>>>> Khám Phá Ngay: phần mềm quản lý vận hành chung cư
2.2 Bảo trì thiết bị, cơ sở vật chất
Bảo trì thiết bị, cơ sở vật chất là công việc giúp hạn chế tối đa các mất mát có thể xảy ra. Điều này góp phần nâng cao thời gian sử dụng của các trang thiết bị. Vì vậy, ban vận hành trung tâm thương mại cần triển khai cho đội ngũ bảo trì tòa nhà thực hiện các công việc sau nhằm đảm bảo hệ thống cơ sở vật chất luôn hoạt động hiệu quả.
- Thường xuyên kiểm tra, phát triển và nhanh chóng sửa chữa các sự cố phát sinh đột xuất trong quá trình sử dụng
- Bảo trì các hệ thống bơm và lọc nước
- Bảo trì hệ thống làm lạnh, máy điều hòa không khí được sử dụng trong trung tâm
- Kiểm tra định kỳ các trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy, đồng thời bảo trì hệ thống báo cháy
- Bảo trì các hệ thống thang máy như thang cuốn, thang hộp,…
- Bảo trì các hệ thống chiếu sáng trong các cửa hàng hoặc được sử dụng tại trung tâm
Bảo trì các thiết bị, cơ sở vật chất
>>> Tham khảo:> Bảo trì thang máy là gì? Quy trình bảo dưỡng như thế nào?
2.3 Tiếp thị, cho thuê
Các hoạt động giúp gia tăng giá trị, truyền thông hình ảnh… cho trung tâm thương mại cũng là nhiệm vụ của các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà uy tín. Ngoài ra, người quản lý còn cố gắng khai thác triệt để giá trị sử dụng mặt bằng tại trung tâm thương mại bằng cách:
- Tìm kiếm đối tác khách hàng có nhu cầu thuê mặt bằng tại trung tâm thương mại
- Kết hợp cùng bộ phận Marketing để lập kế hoạch, triển khai và đánh giá hiệu quả các kế hoạch truyền thông, quảng bá thương hiệu của trung tâm
- Quản lý mặt bằng gồm các thông tin về thông số diện tích, cơ sở vật chất, nội thất, giá dịch vụ của trung tâm
- Hỗ trợ một số hoạt động về tư vấn, giới thiệu, bàn giao và hướng dẫn sử dụng mặt bằng với khách hàng có nhu cầu thuê
- Hỗ trợ và tư vấn các thủ tục pháp lý liên quan đến cho thuê và ký kết hợp đồng thuê
Tiếp thị, cho thuê
2.4 Chăm sóc khách thuê
Mỗi khách hàng khi hợp tác cùng trung tâm sẽ nhận được những đãi ngộ riêng. Ban quản lý trung tâm thương mại đảm bảo quyền lợi của đôi bên qua việc:
- Xây dựng các chính sách hỗ trợ các gian hàng trong trung tâm
- Phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố trong quá trình người thuê sử dụng mặt bằng kinh doanh tại trung tâm. Việc này giúp gia tăng lòng tin khách hàng và thúc đẩy hợp tác lâu dài.
- Thông báo nhanh chóng một số thông tin như lịch thu phí dịch vụ, điện nước,.. tới khách thuê.
- Xử lý mọi khiếu nại và thắc mắc của khách hàng (nếu có)
Chăm sóc khách thuê
2.5 Quản lý vệ sinh
Một trung tâm thương mại xanh – sạch – đẹp luôn là mục tiêu mà ban quản lý vận hành trung tâm thương mại cần hướng đến. Đây cũng chính là cách củng cố hình ảnh cho các gian hàng và khẳng định uy tín của ban quản lý.
- Vệ sinh các khu vực chung như hàng lang, lối đi, thang bộ, nhà vệ sinh,…
- Kiểm soát các quá trình thu gom, xử lý rác thải; không làm ô nhiễm môi trường
- Tổ chức các hoạt động chăm sóc và cải tạo cảnh quan
Quản lý vệ sinh
2.6 Quản lý an ninh
An ninh là một vấn đề hết sức quan trọng và đáng được lưu tâm đối với hoạt động kinh doanh của trung tâm thương mại. Ban quản lý cần xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để có thể đảm bảo an ninh tuyệt đối cho tòa nhà.
- Kiểm soát hoạt động ra vào của trung tâm thương mại
- Xây dựng các hệ thống biển báo, hướng dẫn để tạo sự thuận tiện, an toàn của khách hàng khi tới tham quan mua sắm
- Kịp thời ứng phó với nhiều sự cố bằng cách quản lý các hệ thống camera, truyền thanh nội bộ, phòng cháy chữa cháy.
- Có bộ phận bảo vệ, quản lý an ninh, sẵn sàng ứng phó cho mọi sự cố xảy ra.
Quản lý an ninh
3. Quy định nhiệm vụ của ban quản lý trung tâm thương mại
Quy định về nhiệm vụ của ban quản lý được nêu rất rõ tại Điều 5 nghị định 99/2011/NĐ – CP như sau:
- Ban quản lý cần đảm bảo quyền và trách nhiệm của người tiêu dùng và khách hàng
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các phản ánh, yêu cầu của người tiêu dùng
- Đưa ra biện pháp xử lý các hành vi vi phạm
- Có nhiệm vụ hoà giải các tranh chấp của người bán hàng và người tiêu dùng trong phạm vi trung tâm thương mại
- Tiến hành đặt cân đối chứng hoặc thiết bị đo lường tại trung tâm thương mại để khách hàng có thể tự kiểm tra khối lượng hành hoá
- Thường xuyên tiến hành giám sát số lượng, chất lượng hàng hoá
- Thiết lập công khai đường dây nóng nhằm tiếp nhận và giải quyết của người tiêu dùng.
- Định kỳ thông báo và phối hợp với cơ quan chức năng trong việc kiểm tra số lượng, chất lượng và nguồn gốc của sản phẩm trong trung tâm thương mại
- Báo với cơ quan thẩm quyền nếu phát hiện các đối tượng vi phạm pháp luật về vấn đề bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và các quy định liên quan khác.
- Xử lý các vi phạm theo quy định trung tâm thương mại đã được phê duyệt
Quy định nhiệm vụ của ban quản lý trung tâm thương mại
4. Vì sao nên thuê ban quản lý vận hành trung tâm thương mại chuyên nghiệp?
Trung tâm thương mại có thể được xem như “thiên đường mua sắm” khi tích hợp nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Do vậy, việc vận hành một khu vực trong trung tâm mua sắm khá vất vả với khối lượng lớn công việc. Thay vì tự mình giải quyết, các chủ đầu tư thường có xu hướng thuê dịch vụ quản lý từ trung tâm vì giải pháp này đem đến nhiều lợi ích như:
- Giảm thiểu khối lượng công việc cho chủ đầu tư
- Giảm chi phí vận hành: Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ có những yêu cầu cho chủ đầu tư để có thể tối ưu chiến lược kinh doanh. Đồng thời chủ đầu tư có thể dễ dàng trong quản lý thông tin và xử lý sự cố.
- Gia tăng giá trị thương hiệu: Khi quy trình vận hành được diễn ra một cách “mượt mà” thương hiệu sẽ giảm thiểu các chi phí phát sinh. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tập trung phát triển và nâng tầm thương hiêu.
- Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững: Chính sách chăm sóc khách thuê giúp đảm bảo lợi ích cho hoạt động kinh doanh và các chủ đầu tư.
- Khách hàng an tâm mua sắm: Cơ sở vật chất sẽ được bảo trì thường xuyên, định kỳ. Nhờ đó, khách hàng sẽ thoải mái mua sắm và trải nghiệm dịch vụ.
