Ban quản lý tòa nhà đóng vai trò then chốt trong việc quản lý vận hành các tòa nhà. Nhiệm vụ của họ không chỉ đơn thuần là đảm bảo an ninh, vệ sinh hay thu phí dịch vụ. Nó còn là trách nhiệm to lớn trong việc kiến tạo môi trường sống và làm việc an toàn, tiện nghi cho các cư dân. Bài viết sau đây sẽ đi sâu vào 5 nhiệm vụ của quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công việc này.
Ban quản lý tòa nhà là tổ chức hoặc đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và duy trì các hoạt đội liên quan đến tòa nhà chung cư. Công việc của ban quản lý tòa nhà bao gồm hệ thống dịch vị cung cấp cho cư dân bảo trì cơ sở hạ tầng và, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo an ninh, an toàn cho toàn bộ cư dân trong tòa nhà.
Mô hình ban quản lý tòa nhà bao gồm các bộ phận như:
- Trưởng Ban quản lý: Một hoặc nhiều người có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý, vận hành và điều hành tòa nhà một cách hiệu quả, an toàn và tiện nghi.
- Phó Ban quản lý/Trợ lý: Là người hỗ trợ hỗ trợ Trưởng Ban quản lý tòa nhà trong việc quản lý, vận hành và điều hành tòa nhà.
- Dưới Ban quản lý tòa nhà là các bộ phận chuyên môn bao gồm:
- Bộ phận kỹ thuật
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận kế toán
- Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng
- Các nhà thầu chuyên cung cấp các dịch vụ trong mỗi toà nhà như: bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, xử lý côn trùng và thu gom rác.
Xem thêm: Quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những gì?
Top 5 nhiệm vụ của quản lý tòa nhà
Để đảm bảo an toàn, tiện nghi và chất lượng cuộc sống cho cư dân và người sử dụng, ban quản lý tòa nhà đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dưới đây là 5 nhiệm vụ then chốt của quản lý tòa nhà chuyên nghiệp:
Quản lý vận hành tòa nhà
Đây là nhiệm vụ cốt lõi của quản lý vận hành tòa nhà chung cư, bao gồm các công việc sau:
- Giám sát và đảm bảo hoạt động hiệu quả của tất cả các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà như hệ thống điện, nước, thang máy, hệ thống thông gió, hệ thống phòng cháy chữa cháy…
- Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng định kỳ nhằm duy trì tuổi thọ và hiệu quả sử dụng của các hệ thống kỹ thuật.
- Xử lý các sự cố kỹ thuật một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Vệ sinh và dọn dẹp các khu vực chung trong tòa nhà.
- Quản lý các dịch vụ tiện ích như hồ bơi, phòng gym, khu vui chơi trẻ em…
Quản lý an ninh
An ninh trong một tòa nhà không chỉ đơn thuần là việc bảo vệ tài sản mà còn phải đảm bảo môi trường sống an toàn, yên bình cho các cư dân. Để đảm bảo an ninh trật tự cho tòa nhà, quản lý cần tiến hành kiểm soát việc ra vào tòa nhà thông qua việc sử dụng các phương tiện như bộ chốt an ninh, thẻ từ hoặc vân tay. Bên cạnh đó, cần phải quản lý và giám sát thông qua hệ thống camera an ninh để theo dõi mọi hoạt động xảy ra trong tòa nhà.
Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà cũng có nhiệm vụ thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh hành vi vi phạm an ninh xảy ra. Thông qua việc xây dựng các quy định nội quy, hướng dẫn cư dân và người sử dụng về các biện pháp an toàn cũng như hành vi cần tránh. Nếu có bất kỳ hành vi vi phạm nào xuất hiện, ban quản lý cần phải xử lý kịp thời và mạnh mẽ để đảm bảo an ninh chung của tòa nhà.
Quản lý tài chính
Quản lý tài chính là trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý tòa nhà, đóng vai trò quyết định đến sự vận hành hiệu quả và bền vững của tòa nhà. Để quản lý tài chính một cách chính xác và chặt chẽ, người quản lý có nhiệm vụ phải:
- Thu thập và quản lý phí dịch vụ tòa nhà: Một trong những nguồn thu quan trọng của tòa nhà đến từ việc thu phí dịch vụ từ cư dân và người sử dụng. Người quản lý cần xác định và tính toán mức phí hợp lý dựa trên các chi phí vận hành, bảo trì và dịch vụ cung cấp. Đồng thời, cần quản lý và thu tiền đúng hạn, xử lý các khoản nợ tồn đọng một cách linh hoạt và minh bạch.
- Lập kế hoạch và thanh toán các khoản chi cho hoạt động vận hành và quản lý tòa nhà: Người quản lý cần lập kế hoạch chi tiêu chi tiết dựa trên nguồn thu và các nhu cầu vận hành của tòa nhà. Kế hoạch này cần bao gồm các khoản chi như lương nhân viên, chi phí bảo trì, chi phí dịch vụ, chi phí vận hành hệ thống, chi phí an ninh và các chi phí khác.
- Theo dõi và báo cáo tình hình tài chính định kỳ cho ban quản trị và cư dân: Người quản lý cần thực hiện việc theo dõi công nợ, nguồn thu và chi phí định kỳ để đảm bảo sự minh bạch và đúng đắn trong quản lý tài chính.
Quản lý khách hàng
Ngoài những những nhiệm vụ nêu trên, người quản lý cần phải có trách nhiệm trong việc quản lý khách hàng. Người quản lý cần phải thường xuyên lắng nghe, phản hồi nhanh chóng các yêu cầu, khiếu nại của các cư dân để đảm bảo họ luôn cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ nhiệt tình.
Ngoài ra, để cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cư dân, quản lý tòa nhà cần tổ chức các cuộc gặp gỡ, khảo sát và thu thập ý kiến phản hồi từ các cư dân. Thông qua việc đánh giá phản hồi này, quản lý sẽ có những giải pháp cải tiến phù hợp để nâng cao chất lượng cuộc sống tại tòa nhà.
Quản lý nhân sự
Nhiệm vụ của quản lý tòa nhà trong việc quản lý nhân sự là một phần không thể thiếu để đảm bảo hoạt động vận hành của tòa nhà diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Quản lý tòa nhà có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân viên vận hành và bảo vệ tòa nhà. Ngoài ra, quản lý cần đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên bằng việc cung cấp các phương tiện, trang thiết bị cần thiết và môi trường làm việc an toàn, thoải mái.
Bên cạnh đó, quản lý cũng cần theo dõi và đánh giá công việc của nhân viên, từ đó có những biện pháp khen thưởng, khích lệ hoặc kỷ luật kịp thời. Việc này không chỉ giúp tăng cường động lực cho nhân viên mà còn thúc đẩy họ phấn đấu hơn trong công việc.
Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà
Xem thêm: Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư – Quản lý tòa nhà toàn diện
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ cho tòa nhà, ban quản lý và đơn vị vận hành cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lập kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục công việc, bao gồm mục tiêu, thời hạn thực hiện, nguồn lực cần thiết và phương án dự phòng.
- Xây dựng quy trình quản lý khoa học cho tất cả các hoạt động vận hành tòa nhà, bao gồm quy trình quản lý hệ thống kỹ thuật, an ninh, vệ sinh…
- Luôn lắng nghe ý kiến phản hồi của các cư dân để nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Thường xuyên đào tạo cho nhân viên về các kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xử lý tình huống.
- Phối hợp chặt chẽ với ban quản trị để giải quyết các vấn đề chung của tòa nhà.
