Hiện nay có rất nhiều dự án căn hộ chung cư lớn, dự án sẽ có quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, khoa học. Điều này giúp các ban quản lý tòa nhà vận hành, quản lý tòa nhà dễ dàng hơn. Vậy để xây dựng một quy trình quản lý vận hành hiệu quả cần làm như thế nào. Cùng nhau tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Quản lý tòa nhà là gì?
Quản lý tòa nhà là lĩnh vực cung cấp các dịch vụ quản lý vận hành hoạt động trong tòa nhà Từ Kỹ thuật đến Nhân sự sao cho hoạt động chăm sóc khách hàng được diễn ra tốt nhất. Đảm bảo môi trường sống, sinh hoạt an toàn, tiện nghi cho cư dân, khách thuê trong tòa nhà.
Dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà là dịch vụ cung cấp các hoạt động giúp cho hệ thống trong tòa nhà được vận hành trơn tru thuận lợi, an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:
- Đảm bảo an ninh, trật tự
- Dịch vụ vệ sinh
- Quản lý chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động,
- Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà
- Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing
- Các hệ thống điện, nước, thang máy, PCCC, nhân sự,… và các tiện ích khác trong tòa nhà.
Khái niệm quản lý tòa nhà cũng là chỉ chung cho hoạt động quản lý chung cư cao tầng, quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý bệnh viện, quản lý trung tâm thương mại,… Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện và yêu cầu của chủ đầu tư mà tính chất của tòa nhà sẽ có những công việc khác nhau.
Tầm quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà
Một tòa nhà được vận hành trơn tru, hiệu quả giúp gia tăng tỷ lệ khách hàng quyết định thuê – mua căn hộ trong tòa nhà. Ngoài ra, các chủ đầu tư và cư dân còn sử dụng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà với mục đích khác:
- Đảm bảo an toàn: một trong những mục đích quan trọng nhất khi tòa nhà đi vào vận hành là đảm bảo an toàn cho mọi người sinh sống. Mỗi ban quản lý đều phải có một phận phận an ninh hỗ trợ phát hiện và xử lý nhanh chóng những vấn đề bất thường của tòa nhà.
- Phòng tránh rủi ro: rủi ro lỗi hệ thống máy móc, thiết bị,… là những vấn đề luôn phải được kiểm tra thường xuyên. Kiểm tra, bảo trì là để khắc phục trong thời gian sớm nhất mang lại sự hài lòng cho người dân.
- Nâng cao giá trị tòa nhà: khâu quản lý vận hành chuyên nghiệp, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru thì giá trị tòa nhà sẽ được nâng cao. Không chỉ nâng cao về mặt giá trị thực mà còn đem lại giá trị sự tin tưởng của khách hàng với chủ đầu tư.
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những gì?
Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà.
Khi nhắc đến quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, chúng ta cần xem xét quy trình quản lý vệ sinh trước tiên. Bởi các tòa văn phòng thường có số lượng người đi lại lớn, dễ mất kiểm soát trong vấn đề vệ sinh. Vậy nên, cần có quy trình vệ sinh tòa nhà hiệu quả.
Ban quản lý tòa nhà cần có những kế hoạch vệ sinh cho tòa nhà. Các bản kế hoạch đưa ra cần được đầy đủ và chi tiết nhất. Bên cạnh đó, vấn đề rác thải vô cùng quan trọng, các ban quản lý cần đưa ra những quy định để xử lý tốt nhất.
Để giúp đảm bảo vệ sinh tòa nhà, gia tăng uy tín, quy trình quản lý vệ sinh nên được thực hiện như sau:
- Đầu tiên, bạn cần khảo sát toàn bộ hạng mục của tòa nhà.
- Đánh giá, lên kế hoạch cho từng hạng mục riêng.
- Triển khai thực hiện kế hoạch.
- Đưa ra các phương án hỗ trợ cho kế hoạch đang triển khai.
Vệ sinh tòa nhà là vấn đề cần thiết trong quy trình quản lý, vận hành tòa nhà. Các hoạt động cần được thực hiện thường xuyên hằng ngày, hàng giờ.
Quy trình quản lý khách hàng.
Với một tòa nhà nói chung và tòa nhà văn phòng nói riêng, việc có rất nhiều khách ra vào là chuyện thường xuyên. Vậy để đảm bảo an toàn cho tòa nhà, ban quản lý cần có giải pháp để quản lý, kiểm soát lượng khách ra vào.
Vậy ban quản lý tòa nhà cần có quy trình quản lý khách hàng, để có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm soát. Vậy quy trình đó diễn ra như thế nào.
- Đầu tiên, ban quản lý cần xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý.
- Quản lý khách hàng sử dụng phòng họp
- Xử lý các khiếu nại của khách hàng.
- Đảm bảo an toàn cho khách hàng trong tòa nhà.
- Quản lý quy trình vệ sinh của khách hàng
- Quản lý tài sản cho khách hàng.
- Chỉnh chu trong việc đón tiếp, thái độ của nhân viên đối với khách hàng.
- Quản lý các thiết bị của tòa nhà.
Quy trình quản lý khách hàng cần có kế hoạch chi tiết, rõ ràng. Từ đó, đảm bảo chăm sóc khách hàng đơn giản và hiệu quả nhất.
Quy trình quản lý an ninh tòa nhà.
An ninh là vấn đề quan trọng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng. Số lượng khách hàng đông, tài sản lớn, nên việc đảm bảo an ninh là việc vô cùng cần thiết.
Vậy nên, ban quản lý cần lập quy trình quản lý an ninh cho tòa nhà:
- Khảo sát toàn bộ cấu trúc của tòa nhà
- Đánh giá thực trạng an ninh hiện tại của tòa nhà.
- Đưa ra các đề xuất bảo vệ an ninh
- Lên kế hoạch cụ thể, triển khai hoạt động bảo vệ.
- Cần có những phương án dự phòng.
Quản lý an ninh là việc quan trọng cần triển khai trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà.
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng trong khâu kỹ thuật.
Để có thể thu hút được nhiều khách hàng, bộ phận quản lý cần thiết lập quy trình bảo trì, sửa chữa máy móc như: thang máy, điều hòa, đèn,…Như vậy mới đảm bảo nhu cầu của cư dân trong tòa nhà.
Ngoài ra, ban quản lý có thể sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà, để hỗ trợ công tác quản lý dễ dàng cũng như chuyên nghiệp hơn.
Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ kết nối giữa ban quản lý và cư dân dễ dàng hơn, tiết kiệm nhiều thời gian, tiết kiệm nhiều chi phí, xây dựng thương hiệu uy tín đối với khách hàng.
Bài viết này là một số chia sẻ về quy trình quản lý, vận hành tòa nhà. Mong rằng nó sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định hữu ích, hiệu quả.
Comments 1