Quản lý nhân sự đối với một doanh nghiệp đang trở nên ngày càng khó khăn, đặc biệt đối với những công ty lớn với hàng trăm hàng nghìn nhân sự. Để giải quyết vấn đề này đã có nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí ra đời.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng phần mềm free sẽ không đem lại hiệu quả. Các bạn có thể tìm hiểu một vài phần mềm sau đây, có khả năng giúp ích cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí tối đa.
Phần mềm quản lý nhân sự HRM là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự HRM là việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân sự một cách đơn giản hóa các quy trình.
Với sự phát triển của chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì những phần mềm quản lý nhân sự HRM đã trở thành mục tiêu quan trọng cho các doanh nghiệp đầu tư và phát triển.
Với các doanh nghiệp vừa và lớn thì họ sẽ không sử dụng những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, và thay vào đó họ sẽ liên hệ với những bên lập trình để làm cho mình những phần mềm riêng cho doanh nghiệp, cũng như xây dựng hệ thống bảo mật tuyệt đối. Hãy xem thêm thông tin quản lý nhân sự là gì?
Các loại phần mềm quản lý nhân sự HRM
Hiện nay các phần mềm quản lý nhân viên được phân theo công nghệ và hình thức mua bán.
– Theo công nghệ sẽ có Windows-based, Cloud Based, Web-based.
– Còn theo hình thức mua bán sẽ có những loại như phần mềm viết theo yêu cầu, phần mềm nước ngoài
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp đem lại rất nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp đặc biệt là trong thời đại công nghệ chuyển đổi số đang rất là phát triển trong những năm gần đây.
Sau đây là một số lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự đem lại:
Đánh giá được đầy đủ chuyên môn, kỹ năng của nhân viên
Với phần mềm quản lý nhân sự doanh nghiệp có thể theo dõi kết quả công việc, cũng như dự án mà nhân viên đó đang thực hiện từ đó có thể đánh giá được năng lực của nhân viên đó.
Đánh giá khen thưởng nhân viên
Ngoài việc theo dõi công việc, dự án mà nhân viên đó đang thực hiện thì doanh nghiệp còn có thể xem mức độ hoàn thành công việc của nhân viên đó có hoàn thành đúng dateline hay không từ đó sẽ đưa ra mức độ khen thưởng hợp lý.
Quản lý tiền lương
Trong phần mềm có bảng tính lương cho nhân viên, đảm bảo phúc lợi cho nhân viên và tuân thủ các quy định về thuế.
Tuyển dụng nhân viên nhanh, hiệu quả hơn
Phần mềm quản lý nhân sự giúp người quản lý có thể đang tải những thông tin tuyển dụng nhiều hệ thống khác nhau cùng một lúc, giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Và còn giúp lưu trữ hồ sơ tuyển dụng một cách khoa học và thông minh.
Những tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất
Để chọn được phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất thì các doanh nghiệp chọn những tiêu chí và những chức năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý nhân sự sau đây:
Quản lý có sở dữ liệu
Không chỉ phần mềm quản lý nhân sự mà bất cứ phần mềm nào khác cũng đều phải có cơ sở dữ liệu.
Thay vì phải phải lưu trữ hồ sơ nhân viên trên văn bản giấy tờ thủ công như xưa, thì cơ sở dữ liệu trên phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin của nhân viên dễ dàng hơn. Và khi muốn tìm kiếm hay kiểm tra cũng rất nhanh chỉ vài thao tác cơ bản.
Với dữ liệu hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhập liên tục mới nhất trên cơ sở dữ liệu.
Chấm công
Với một phần mềm quản lý nhân sự không thế thiếu thông tin chấm công được, với thông tin chấm công sẽ quản lý được nhân viên hôm đó có đi làm hay không, để còn tính lương thưởng.
Quản lý tiền lương, phúc lợi
Theo dõi quản lý tiền lương hay những phúc lợi của nhân viên trở lên dễ dàng hiệu quả hơn, cho phép chỉnh sửa bổ sung những chế độ cho nhân viên.
Tuyển dụng
Trong phần phần mềm quản lý nhân sự phải có chức năng tuyển dụng, để giúp việc quá trình theo dõi hồ sơ tuyển dụng online nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Quản lý đào tạo
Chức năng quản lý đào tạo giúp lập kế hoạch phân tích, kiểm tra đánh giá chất lượng kế hoạch đào tạo nhân sự trong công ty từ đó đưa ra cái nhìn tổng quát hoạt động của mọi người.
Quản lý tài sản
Khi có một nhân sự mới vào thì sẽ bàn giao tài sản, công cụ, vật dụng khi tiếp nhận và lưu trữ trên phần mềm để dễ quản lý theo dõi. Và khi nhân viên đó nghỉ việc sẽ đảm bảo thu hồi lại những tài sản tài nguyên đã lưu trữ trên hồ sơ trước đó.
Dễ sử dụng
Một phần mềm quản lý nhân sự dễ sử dụng sẽ giúp các đội ngũ dễ dàng thực hiện thao tác thực hiện nghiệp vụ dễ dàng hơn. Phần mềm có thể có nhiều tính năng nhưng chúng phải được hệ thống rõ ràng, kem theo bộ lọc, tìm kiếm chuẩn và đủ mạnh. Và tốt nhất thì phần mềm đó phải có mục hướng dẫn sử dụng.
Đảm bảo an toàn bảo mật dữ liệu
Vấn đề bảo mật dữ liệu rất quan trọng, bởi rất nhiều dữ liệu nội bộ của nhân viên đều được lưu trữ trên đó bới thế phần mềm cần đảm bảo tính bảo mật cao nhất. Với những phần mềm miễn phí thì tính bảo mật không cao rất dễ bị tấn công. Tốt nhất nếu doanh nghiệp của bạn vừa và lớn thì hãy dùng những phần mềm có phí, thậm chí là thuê người tự làm cho doanh nghiệp của mình phần mềm riêng.
Đội ngũ hỗ trợ tốt
Một phần mềm quản lý nhân sự khi sử dụng chắc chắn sẽ có lỗi xảy ra, vì thế cần phải có đội ngũ hỗ trợ tốt nhiệt tình. Thông thường những phần mềm miễn phí sẽ không được hỗ trợ khi phần mềm bị lỗi.
>>Xem thêm: Quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
Tại sao không nên dùng Excel để quản lý nhân sự
Từ lâu Excel đã được dùng để quản lý nhân sự cho các doanh nghiệp, thậm chí ngày nay vân còn những doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Excel để quản lý nhân sự. Nhưng với thời đại phát triển của công nghệ 4.0 trong thời đại chuyển đổi số ngày càng mạnh, thì các doanh nghiệp nên quen dần với việc áp dụng chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình đi. Hãy sử dụng những phần mềm quản lý nhân sự thay cho Excel. Sau đây là một số những hạn chế nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý nhân sự.
Rất khó để kiểm soát: Khi sử dụng Excel rất khó để kiểm soát tổng thể, dữ liệu bị phân tán ở nhiều file khác nhau, mất thời gian để tìm kiếm dữ liệu làm lãng phí nguồn nhân lực.
Bảo mật kém: Tính bảo mật dữ liệu thông tin hồ sơ nhân viên, tiền lương, mã số thuế… rất là quan trọng. Nhưng file excel thì lại không làm được điều này và rất dễ bị mất dữ liệu hay bị đánh cắp.
Tích hợp kém: Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bạn có thể tích hợp được với các phần mềm khác như máy chấm công, phần mềm tính lương, chat… Còn excel thì không thể tích hợp được những phần mềm đó, dẫn đến rất bất tiện.
Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người: Tất cả các thao tác của con người trên Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Chính vì thế việc sai sót khi quá nhiều người cùng truy cập vào một file excel, và điều này sẽ xảy ra thường xuyên hơn.
Không thể mở rộng quy mô: Khi quy mô của doanh nghiệp tăng thì việc quản lý nhân viên trên excel rất không khăn và điều này là không thể làm được.
>>Xem thêm: file quản lý bán hàng bằng excel
Top 6 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay
1. Phần mềm quản lý nhân sự Apptivo
Đây là một trong những phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất nổi bật hiện nay. Apptivo không giới hạn người dùng, nhưng bạn sẽ bị giới hạn lưu trữ dữ liệu là 500Mb với tài khoản free.
Và với phiên bản free sẽ không có App, hay truy cập trực tiếp đối với di động. Và Apptivo không thực sự tập trung vào quản lý nhân sự, vì vậy thiếu một số tính năng như: đào tạo, đánh giá…
2. Phần mềm quản lý nhân sự Web Human Resource
Đây là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí trên nền tảng Web. Phần mềm hướng tới những doanh nghiệp vừa và nhỏ. WebHR miễn phí và hỗ trợ quảng cáo cho khoảng mười nhân viên sử dụng.
Phần mềm giới hạn nhưng không có diễn đàn, upload tài liệu, hay báo cáo tùy chỉnh.
3. Phần mềm quản lý nhân sự HR – MANAGER
Phần mềm MANAGER đang được ưa chuộng nhất hiện nay. Phần mềm giúp quản lý hồ sơ nhân sự, xây dựng mô hình quản lý nhân sự.
Bên cạnh đó, phần mềm giúp bạn có cái nhìn đúng nhất về nhân sự của mình. Bạn sẽ khai thác và sử dụng nguồn lực tốt hơn, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.
4. Phần mềm quản lý nhân sự Deskera
Deskera là phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cung cấp mã nguồn mở miễn phí cho bản miễn phí. Đây là một phần mềm tương đối mới, nó vượt ra ngoài chức năng quản lý nhân sự.
Deskera là phần mềm quản lý nhân sự dành cho những doanh nghiệp quy mô lớn, vì phần mềm quản lý nhân sự khá rộng, có nhiều chức năng khác.
Nhưng vì có nhiều chức năng, nên sẽ không đi sâu vào chi tiết từng chức năng cụ thể so với các phần mềm khác.
5. Phần mềm quản lý nhân sự iHCM
Phần mềm IHCM giúp lãnh đạo cấp trên quản lý nhân viên bởi mục tiêu cụ thể, tự nhân viên hoặc quản lý sẽ hướng dẫn nhân viên lập bảng công việc.
Tuy nhiên, cần sự phối hợp, tương tác giữa lãnh đạo với nhân viên để đảm bảo vận hành trơn tru.
Bạn sẽ không phải thay đổi hệ thống nhân sự khi mở rộng quy mô doanh nghiệp. Phần mềm còn hỗ trợ đa ngôn ngữ, phù hợp cho cả doanh nghiệp Việt Nam lẫn nước ngoài.
Hơn nữa, iHCM cho phép nhân viên tiếp cận hồ sơ thông tin của mình nhanh chóng và hiệu quả nhất.
6. Phần mềm quản lý nhân sự LOTUS PRO
Phần mềm này không chỉ là phần mềm quản lý nhân sự, mà nó chính là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện.
Tại sao lại nói như vậy? Bởi phần mềm còn đưa ra thống kê về KPI, hay áp dụng mô hình BSC vào quản lý nhân sự, giúp bạn bắt kịp thay đổi trong tình hình biến động nhân sự.
Trên đây là top 6 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất bạn có thể tham khảo, bạn hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với công ty của bạn nhé!
