Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin cho phép doanh nghiệp ứng dụng các giải pháp pháp công nghệ vào quá trình hoạt động. Hệ thống ERP cung cấp giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quá trình quản lý vận hành. Hãy cùng tìm hiểu xem, Hệ thống ERP có vai trò quan trọng như thế nào với doanh nghiệp trong thời đại số ngày nay.
1. Hệ thống ERP là gì?
ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resources Planning. Đây là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là thuật ngữ chỉ sự hỗ trợ của phần mềm máy tính trong quản lý các hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các quy trình một cách tự động hóa. Hệ thống ERP là giải pháp quản lý đa chức năng, bao gồm nhiều hệ phần mềm khác nhau. Các hệ phần mềm này hỗ trợ và thực hiện các hoạt động trong doanh nghiệp. Từ kế toán, tài chính, quản lý bán hàng, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, quản trị nhân sự, sản xuất, quản trị quan hệ khách hàng,…
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong quản lý, vận hành các dự án, quản lý các nguồn tài nguyên. Thay vì thực hiện một cách thủ công, các quy trình được diễn ra một cách tự động hóa. Đồng thời, hoạt động một cách chính xác, hiệu quả, tránh sai sót.
2. Đặc điểm của hệ thống ERP
- Tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết trong một hệ thống
- Cho phép vận hành gắn với thời gian thực
- Quản lý trên một giao diện duy nhất cho các hệ phần mềm
- Có khả năng hỗ trợ tất cả các ứng dụng với một cơ sở dữ liệu nền tảng
- Có thể thích ứng, mở rộng và phát triển tùy theo từng loại hình doanh nghiệp mà không ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình.
ERP không sử dụng các hệ thống máy máy tính khác nhau cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Thay vào đó ERP sử dụng một phần mềm hợp nhất chia thành các phân hệ phần mềm khác nhau. Các hệ phần mềm hoạt động thống nhất và linh hoạt theo yêu cầu doanh nghiệp. Tùy nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cài đặt toàn bộ hệ thống ERP hoặc cài đặt riêng lẻ từng phân hệ mà không gặp khó khăn gì.
3. Chức năng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp
- Kế toán tài chính: ERP giúp quản lý dòng tiền, hợp nhất tài chính, quản lý tài sản cố định và quản lý thu, chi.
- Kế toán quản trị: ERP giúp lên ngân sách và thực hiện tính toán các khoản chi phí
- Quản trị nhân lực: hệ thống ERP giúp quản lý, theo dõi các hoạt động về tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, trợ cấp,…
- Sản xuất: ERP thực hiện lập hóa đơn, theo dõi các đơn đặt hàng. ERP cũng hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý và theo dõi quy trình làm việc, năng lực nhân viên, quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm,…
- Bán hàng: quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho,…Lập báo cáo, phân tích kết quả bán hàng,…
- Quản trị chuỗi cung ứng: ERP giúp lập kế hoạch về đơn hàng, nhà cung ứng, kiểm kê hàng hóa,…
- Quản trị dự án: ERP giúp quản lý dự án hiệu quả. Từ lập kế hoạch, phân chia công việc cụ thể, tính toán chi phí, thời gian,…
- Quản lý quan hệ khách hàng: hỗ trợ việc kết nối với khách hàng, theo dõi hành vi khách hàng, bán hàng,…
4. Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp
- Có được những thông tin đáng tin cậy, chính xác và kịp thời
Khi sử dụng hệ thống ERP, dữ liệu từ các phòng ban được tập trung trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Cơ sở dữ liệu này cho phép dùng chung giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thông tin hành chính, nhân sự, tiền lương
Các doanh nghiệp có quy mô lớn thường có nhiều chi nhánh ở các khu vực khác nhau. Việc quản lý nhân sự, tiền lương, phúc lợi,…sẽ bất tiện hơn khi sử dụng cách quản lý truyền thống. Hệ thống ERP giúp hoạt động này trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Chủ doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng quát về tình hình nhân sự trong công ty. Từ đó đưa ra phương án quản lý phù hợp nhất.
- Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất sản xuất
Với ERP, nguồn thông tin được cập nhật một cách rõ ràng, chính xác. Bộ phận sản xuất có thể lập kế hoạch, triển khai sản xuất một cách hiệu quả. Nhờ loại bỏ được những yếu tố kém hiệu quả trong sản xuất, đúc rút kinh nghiệm từ những lần sản xuất trước đó.
- Áp dụng ERP trong doanh nghiệp giúp giảm lượng hàng tồn kho
ERP giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được lượng hàng tồn kho để đưa ra phương án xử lý nhanh chóng. Từ đó giúp giải phóng hàng tồn kho, tăng hiệu quả kinh doanh. Hơn nữa, tính năng quản lý kho còn được liên kết trực tiếp với bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng. Tính năng này giúp hoạt động bán hàng cho khách được thực hiện nhanh chóng, có hiệu quả.
5. Quy trình triển khai ERP trong doanh nghiệp
- B1: Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
- B2: Lập báo cáo phân tích thực trạng doanh nghiệp
- B3: Tư vấn các phương án ERP phù hợp
- B4: Triển khai hệ thống ERP
Các bước triển khai tùy thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản sẽ có 4 giai đoạn chính.
- Giai đoạn 1: Triển khai hệ phần mềm liên quan đến bán hàng, mua hàng và quản lý kho hàng.
- Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ về quản lý nhân sự, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng.
- Giai đoạn 3: triển khai phân hệ về sản xuất – khai thác.
- Giai đoạn 4: Triển khai các phân hệ về kế toán – tài chính.
Để hoàn thành quá trình triển khai ERP sẽ khá tốn thời gian đối với các doanh nghiệp lớn, quy trình, quy tắc phức tạp, dữ liệu lớn. Do đó, thời gian để phân tích dữ liệu sẽ tương đối lâu. Tuy nhiên quá trình này là cần thiết để đạt hiệu quả ERP về sau.
Ứng dụng các giải pháp công nghệ giữ vai trò quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số. Sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp là phương án giúp quản lý, sử dụng nguồn lực trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả hơn. Đặc biệt là trong xu hướng chuyển đổi số hóa đang bùng nổ mạnh mẽ.
