Khi bạn được giao nhiệm vụ tìm kiếm văn phòng cho thuê, chắc hẳn bạn cũng sẽ vô cùng bối rối chưa biết phải bắt đầu như thế nào, qua những bước nào … Qua bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về quy trình thuê văn phòng nhanh, gọn, hiệu quả hiện nay.
Theo thói quen thông thường, bạn sẽ tìm kiếm trên Google với nội dung “cho thuê văn phòng” hoặc đăng lên Facebook, Twitter …. để tìm kiếm sự giúp đỡ của bạn bè.
Bạn cũng sẽ lạc trong thế giới tin rao vặt từ các trang thương mại điện tử – rao vặt như batdongsan.com.vn hay chotot.com, alonhadat.com …. Việc này chắc chắn sẽ làm bạn mất rất nhiều thời gian và công sức, chưa kể đến các bên “cò bất động sản” thiếu uy tín, thiếu trung thực luôn tìm cách làm bạn rút hầu bao.
Dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp từ một đơn vị uy tín là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Bạn sẽ nhanh chóng thuê được văn phòng có khả năng đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng với mức phí thuê hàng tháng thấp nhất. Đặc biệt, bạn hoàn toàn không phải trả bất cứ khoản chi phí nào cho chúng tôi.
Quy trình thuê văn phòng hiệu quả như sau:
- Bước 1: Xác lập yêu cầu và tiêu chi thuê văn phòng
- Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy
- Bước 3: Đơn vị tư vấn cho thuê sẽ tư vấn thêm về nhu cầu của khách hàng
- Bước 4: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp
- Bước 5: Khảo sát thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng
- Bước 6: Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê
Tham khảo:>> [Review] Top 5 tòa nhà văn phòng hạng A tại Hà Nội♔
I. Giai đoạn 1: Chuẩn bị & lên kế hoạch
Bước 1: Xác lập yêu cầu thuê (các tiêu chí thuê văn phòng)
Qua thực tiễn phục vụ khách hàng, chúng tôi nhận thấy được là, có khá nhiều doanh nghiệp không nhận được yêu cầu thuê chi tiết và đầy đủ, cũng như các tiêu chí lựa chọn văn phòng cho thuê được lập dựa trên kế hoạch kinh doanh 1 – 3 năm của doanh nghiệp… Dẫn đến quá trình tìm kiếm bị kéo dài.
Hơn thế, việc lựa chọn chủ yếu chỉ được dựa trên yếu tố giá, mà chưa có sự xem xét đầy đủ giữa các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Do đó, dẫn đến quá trình sử dụng sau này dễ bị phát sinh nhiều vấn đề nằm ngoài hoạch định.
Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí sau:
- Cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê;
- Đặc điểm văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy;
- Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
- Các yêu cầu khác: Tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh v.v.
Bước 2: Lựa chọn một công ty dịch vụ tin cậy
Khi đi thuê văn phòng thường bạn có 3 phương thức để thực hiện:
1. Tự làm
2. Sử dụng một công ty dịch vụ chuyên nghiệp
3. Kết hợp cả hai.
Như chúng tôi đã nói ở trên, khi tự tìm kiếm thông tin thuê văn phòng, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Đồng thời mất nhiều thời gian để lọc những thông tin không chính xác.
Tập quán thị trường dịch vụ thuê văn phòng hiện tại chỉ thu phí của chủ nhà, không thu phí của khách thuê. Nên điều đầu tiên bạn nên làm là tìm được một đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng đáng tin cậy.
II. Giai đoạn 2: Thực hiện với sự trợ giúp Đơn vị tư vấn cho thuê
Bước 3: Trợ giúp khách hàng xác lập yêu cầu thuê
Với sự trợ giúp ban đầu của Đơn vị tư vấn cho thuê về thông tin giá cả, nguồn cung văn phòng trống, đặc điểm khu vực nhắm tới, khách hàng sẽ xác lập được một yêu cầu thuê khả thi về mặt thị trường.
Một yêu cầu thuê được xác lập đúng, đầy đủ là tiền đề để khách hàng nhanh chóng thuê được văn phòng phù hợp nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài.
Bước 4: Tìm kiếm và đề xuất văn phòng phù hợp
Với đa số khách hàng tìm kiếm văn phòng là công việc 3 – 5 năm mới thực hiện một lần, khi tìm kiếm văn phòng khách hàng đối mặt với hai nhóm thách thức là:
- Lượng thông tin khổng lồ phải thu thập và xử lý về giá cả, diện tích văn phòng trống phù hợp, thông tin về các tòa nhà v.v.
- Nhân sự thực hiện thiếu thời gian vì vẫn phải đảm bảo công việc hàng ngày, kinh nghiệm, kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê không cập nhật.
Một Đơn vị tư vấn cho thuê uy tín sẽ có cơ sở dữ liệu thị trường đầy đủ, nhân lực nhiều và chuyên sâu về văn phòng sẽ giúp cho khách hàng có được thông tin về các văn phòng phù hợp trong thời gian nhanh nhất. Công việc được tiến hành qua các bước:
- Sàng lọc các tòa nhà phù hợp trong cơ sở dữ liệu sẵn có;
- Làm việc với chủ tòa nhà để cập nhật diện tích trống, giá cả và các thông tin cần thiết khác;
- Tổng hợp và đề xuất các phương án phù hợp yêu cầu thuê.
- Báo cáo so sánh giá, phí thuê chi tiết của từng lựa chọn
Bước 5 – Khảo sát thực tế, đánh giá và lựa chọn văn phòng mục tiêu
Tư vấn viên của Đơn vị tư vấn cho thuê là những người nắm chắc ưu nhược điểm của từng tòa nhà văn phòng, do đó sẽ giúp khách hàng có những nhận định khách quan nhất.
Bởi vì trợ giúp khách hàng xem xét tòa nhà văn phòng là công việc chúng tôi làm hàng ngày, đồng thời chúng tôi còn nhận được rất nhiều ý kiến đánh giá về mỗi tòa nhà từ khách hàng cũ.
Trong giai đoạn này đơn vị cho thuê trợ giúp khách hàng thực hiện các công việc:
- Sắp xếp lịch xem xét tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc;
- Gặp gỡ đúng người có thẩm quyền để làm việc;
- Cung cấp biểu mẫu để giúp khách hàng đánh giá được đầy đủ ưu nhược, điểm của từng tòa nhà;
- Đưa ra các ý kiến đánh giá khách quan về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp cho khách hàng lựa chọn được tòa nhà phù hợp nhất.
Bước 6 – Lựa chọn văn phòng mục tiêu
Lựa chọn văn phòng mục tiêu là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình thuê văn phòng. Bước này không chỉ đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về mặt chi phí và điều kiện hợp đồng, mà còn phải đảm bảo không gian văn phòng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn văn phòng mục tiêu:
- Đánh giá vị trí văn phòng
- Phân tích chi phí và ngân sách
- Cân nhắc không gian và cơ sở vật chất
- Xem xét môi trường và phong cách làm việc
- Điều kiện và điều khoản hợp đồng
Việc lựa chọn văn phòng mục tiêu đòi hỏi phải cân nhắc toàn diện các yếu tố trên để đảm bảo rằng không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phù hợp với kế hoạch và mục tiêu phát triển lâu dài của doanh nghiệp
III. Giai đoạn 3: Tiến hành đám phán & ký hợp đồng thuê
Bước 7: Đàm phán, thảo luận về hợp đồng thuê
Thông thường các chủ văn phòng đều có sẵn một mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng với các điều khoản được thiết kế bảo vệ quyền lợi của họ. Và rất khó để họ thay đổi các điều khoản của hợp đồng.
Vì vậy, một phương án đàm phán được xác lập chi tiết và khả thi với sự trợ giúp của các đơn vị dịch vụ sẽ giúp cho khách hàng ký kết được một hợp đồng thuê đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa hai bên.
Bước 8: Kiểm tra và ký hợp đồng thuê văn phòng
Ký kết hợp đồng thuê văn phòng là bước cuối cùng trong giai đoạn đàm phán, và nó đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo mọi điều khoản đã được thảo luận đều được phản ánh chính xác trong hợp đồng. Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện trước khi đặt bút ký vào hợp đồng thuê:
- Đọc kỹ hợp đồng
- Xác nhận điều khoản tài chính
- Kiểm tra điều khoản pháp lý
- Giao kết và lưu trữ hợp đồng
Lưu ý các ý trên sẽ giúp bạn đảm bảo rằng quá trình thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ và các rủi ro pháp lý được giảm thiểu tối đa.
IV. Giai đoạn 4: Đánh giá và cải thiện văn phòng sau khi thuê
Bước 8: Chuyển văn phòng và sắp xếp nội thất
Sau khi hoàn tất việc ký hợp đồng thuê văn phòng, việc chuyển văn phòng và sắp xếp nội thất là bước tiếp theo cần được thực hiện một cách cẩn thận và hiệu quả. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo văn phòng mới hoạt động trơn tru và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Đơn vị tư vấn cho thuê sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp tìm kiếm các đơn vị thiết kế nội thất phù hợp với nhu cầu và mong muốn. Đảm bảo mang đến không gian làm việc tiện nghi và hiện đại.
Tham khảo:: Danh sách toà nhà văn phòng đã đạt hoặc đang thẩm định chứng chỉ xanh
Bước 9: Đánh giá và cải thiện văn phòng sau thuê
Sau khi chuyển đến văn phòng mới và hoạt động một thời gian, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và cải thiện để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng văn phòng, mang lại môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Đặc biệt với thông tin cập nhật về giá cả thị trường, cũng như ghi nhận về lịch sử giá thuê của mỗi tòa nhà văn phòng, đơn vị dịch vụ sẽ trợ giúp để khách hàng có được mức giá hợp lý nhất.
