Sự minh bạch và chính xác trong tài chính là nền tảng cho hoạt động hiệu quả của bất cứ toà nhà nào. Do đó mà kế toán tòa nhà đóng vai trò then chốt, góp phần đảm bảo sự vận hành trơn tru và chuyên nghiệp trong quy trình quản lý . Bài viết sau đây, S-TECH sẽ cùng các bạn hiểu sâu hơn về một số vấn đề liên quan đến kế toán tòa nhà nhé!
Kế toán tòa nhà là gì?
Kế toán là quá trình thu nhận, phân tích, xử lý và tóm tắt các giao dịch tài chính cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hoặc các cơ sở kinh doanh tư nhân.Trong ngữ cảnh quản lý tòa nhà, bộ phận kế toán tòa nhà không đơn thuần chỉ là ghi chép sổ sách thu chi mà còn đòi hỏi sự am hiểu chuyên sâu về pháp lý, quy định liên quan đến bất động sản và sử dụng tòa nhà chung cư.
Công việc của bộ phận kế toán tòa nhà
So với kế toán thông thường thì công việc của kế toán tòa nhà sẽ có một vài những khác biệt nho nhỏ. Bên cạnh ghi chép, giao dịch thì nhân viên phải thực hiện các bước hạch toán, tính toán công nợ, quản lý ngân sách và thực hiện báo cáo tài chính. Các nhân sự phải làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác như quản lý tài sản, quản lý dự án và quản lý vận hành để đảm bảo mọi giao dịch được ký nhận chính xác và kịp thời.
Hạch toán và ghi nhận giao dịch
Đây sẽ là những công việc hàng ngày của bộ phận kế toán tòa nhà. Họ sẽ xử lý các giao dịch tài chính phát sinh như hoá đơn, các khoản phí dịch vụ, chi phí vận hành bảo trì, và các giao dịch khác liên quan đến tài sản và ngân sách.
Tính toán và quản lý công nợ
Đối với tính toán và quản lý thì nhân viên kế toán tòa nhà có nhiệm vụ là theo dõi, kiểm soát công nợ từ cư dân và các khách hàng đang thuê dịch vụ trong tòa nhà. Bao gồm ghi nhận khoản thu và khoản chi, theo dõi khoản nợ chưa thanh toán và đưa ra một số biện pháp thu nợ khi cần thiết.
Báo cáo tài chính
Việc báo cáo tài chính là nhiệm vụ bắt buộc mà nhân viên kế toán phải thực hiện vào hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm tuỳ vào các kế hoạch, hoạt động của các đơn vị quản lý tòa nhà.
Nội dung tài liệu để trình bày trong mỗi buổi họp của bộ phận kế toán tòa nhà sẽ phải được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bởi vì nội dung tài liệu sẽ bao gồm các báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo tình hình tài chính, và báo cáo về dòng tiền.
Quản lý hệ thống kế toán
Thực hiện các công việc quản lý hệ thống kế toán của tòa nhà, bao gồm thiết lập, duy trì hệ thống tài khoản, bảo trì phần mềm kế toán, và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu là một yếu tố quan trọng giúp cải thiện quản lý và hiệu quả hoạt động toàn diện của tòa nhà.
Các vấn đề phức tạp trong lĩnh vực kế toán tòa nhà
Lĩnh vực kế toán tòa nhà tiềm ẩn nhiều vấn đề phức tạp do đặc thù hoạt động và tính đa dạng của các giao dịch tài chính.
Phân loại và xử lý các khoản thu chi phức tạp
Tòa nhà có nhiều nguồn thu khác nhau như tiền thuê nhà, phí dịch vụ, tiền quảng cáo, tiền đỗ xe,… Việc phân loại và ghi chép chính xác các khoản thu này đòi hỏi sự am hiểu về các quy định liên quan và kỹ năng kế toán chuyên nghiệp.
Bên cạnh các khoản thu, tòa nhà cũng có nhiều khoản chi phức tạp như chi phí vận hành, chi phí sửa chữa, chi phí bảo trì,… Việc xử lý các thông tin các khoản chi sao cho chính xác cũng là một thách thức cho kế toán tòa nhà.
Quản lý công nợ từ cư dân và khách hàng
Tòa nhà chung cư thường có nhiều cư dân và khách hàng thuê dịch vụ, dẫn đến việc quản lý công nợ trở nên phức tạp. Kế toán tòa nhà luôn phải theo dõi sát sao tình hình thanh toán của từng khách hàng, gửi thông báo thanh toán khi đến hạn và thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ quá hạn hiệu quả.
Việc thu hồi công nợ quá hạn có thể gặp nhiều khó khăn do nhiều yếu tố như khách hàng thiếu thiện chí thanh toán, thủ tục pháp lý phức tạp,…
Bảo mật của dữ liệu tài chính thiếu đảm bảo
Dữ liệu tài chính của tòa nhà bao gồm thông tin cá nhân của cư dân và khách hàng, thông tin về các khoản thu chi,… Do đó, việc đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu tài chính là vô cùng quan trọng. Nếu những thông tin của khách hàng, cư dân bị đánh cắp, truy cập trái phép thì nhân viên kế toán có thể bị truy tố hình sự.
Thiếu hụt nhân lực
Kế toán toà nhà luôn được biết đến là một lĩnh vực công việc mang tính áp lực cao với khối lượng công việc lớn và thời gian làm việc eo hẹp. Sự thiếu hụt nhân sự trong lĩnh vực này đang là một vấn đề đau đầu đối với các công ty, gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động và khả năng đáp ứng yêu cầu kế toán chung cư hàng ngày.
Giải pháp tối ưu cho công tác kế toán tòa nhà
Nếu tình trạng này tiếp tục diễn ta thì nó sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến cư dân, khách hàng, nhân sự hay toàn bộ ban quản lý tòa nhà. Để giải quyết những khó khăn và nâng cao hiệu quả công việc của ban kế toán tòa nhà phần mềm Building Care trở nên cực kì cần thiết. Vận hành chung cư với phân hệ tài chính kế toán sẽ là công cụ và chức năng hữu ích giúp ban quản lý, đặc biệt là bộ phận kế toán toà nhà.
Tính toán công nợ và gửi thông báo phí
Hệ thống tự động tính toán và quản lý công nợ cho cư dân và khách hàng, bao gồm các khoản phí dịch vụ, chi phí bảo trì và bảo dưỡng, đồng thời gửi thông báo chi tiết về các khoản phí này.
Hạch toán dịch vụ
Hệ thống hạch toán dịch vụ cho phép ghi nhận các giao dịch và thực hiện hạch toán ngay lập tức (real-time), giúp đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Qua việc tự động hạch toán, các thông tin về các dịch vụ được cập nhật liền mạch vào hệ thống, từ đó tối ưu hóa quy trình kế toán và cung cấp thông tin chi tiết, kịp thời cho quản lý và phân tích.
Quản lý phiếu thu chi
Quản lý phiếu thu chi trong hoạt động của tòa nhà là một phần quan trọng trong công tác kế toán. Quá trình này bao gồm việc lập, điều chỉnh các phiếu thu và chi để ghi nhận các giao dịch tài chính như thu tiền từ cư dân, chi tiền cho các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng và các chi phí khác.
Báo cáo thống kê
Báo cáo thống kê tổng hợp về tình hình tài chính của tòa nhà cung cấp một cái nhìn tổng quan về các chỉ số và số liệu quan trọng nhằm đánh giá hiệu quả quản lý tài chính.
Thông qua việc tổng hợp dữ liệu từ các phiếu thu, chi, báo cáo công nợ, và các giao dịch tài chính khác, báo cáo này giúp phân tích và đánh giá sự thu nhập, chi tiêu, lưu chuyển tiền tệ, và tình hình tài chính tổng thể của tòa nhà.
Tham khảo :>> 7 cách nâng cao quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả 2024
Tính năng của kế toán tòa nhà được Building Care cung cấp, với nhiều tính năng con hỗ trợ, đã được tích hợp vào ứng dụng quản lý tòa nhà trên cả bản web và App. Trải nghiệm thực tế vô cùng hiệu quả và tiện lợi cho các kế toán tòa nhà và các bộ phận khác trong ban quản lý tòa nhà. Việc đăng ký DEMO ngay với chúng tôi sẽ giúp bạn có cơ hội trải nghiệm miễn phí.
